Deadline hay chạy deadline không phải là những cụm từ xa lạ gì đối với giới trẻ hiện nay. Tuy nhiên, chạy deadline như thế nào cho hiệu quả, đâu là những sai lầm cần tránh mắc phải luôn là những câu hỏi khiến nhiều người quan tâm, đặc biệt là các bạn du học sinh bởi việc chạy deadline và trễ deadline đã và đang luôn là một nỗi ám ảnh to lớn.
1. Deadline là gì?
Deadline, được định nghĩa trong từ điển Cambridge, có nghĩa là một thời điểm nhất định mà một công việc cụ thể nào đó cần phải được hoàn thành. Ngoài ra, giới trẻ ngày nay còn hay sử dụng cụm từ “chạy deadline” để nói đến tình huống khi mà người ta phải nhanh chóng, gấp rút hoàn thiện công việc của mình khi mà thời gian còn lại rất ít.
Đối với du học sinh, deadline thường là thời hạn nộp bài tập, bài thi ở trường Đại học. Deadline còn thường xuyên được sử dụng khi phân công công việc giữa các thành viên trong bài tập nhóm để mọi người có thể dễ dàng làm theo và theo dõi.
Deadline được đặt ra với mục đích giúp cho cả người giao việc và người nhận việc có một cơ sở/cột mốc để theo đó kiểm soát tiến độ hoàn thành công việc và đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn.
Deadline rất quan trọng trong việc quản lý công việc vì nó giúp mọi người quản lý công việc của mình một cách khoa học nhất. Deadline còn được nhiều người tin là một yếu tố thúc đẩy năng suất hiệu quả. Nó tác động đến tâm lý của mọi người, giúp họ tập trung hơn, thôi thúc họ hoàn thành công việc.
2. Những lý do khiến du học sinh bị trễ deadline
Đặt deadline không phù hợp, không thực tế
Như đã đề cập ở trên, deadline là thời hạn để hoàn thành công việc. Vì vậy, du học sinh cần cân nhắc các yếu tố như deadline chính xác của bài tập và khả năng của bản thân để có thể đặt ra được deadline phù hợp. Du học sinh cũng hay thường mắc sai lầm trong việc chia chia nhỏ deadline theo các giai đoạn.
Ví dụ, bạn có 2 tuần (14 ngày) kể từ bây giờ đến deadline chính thức cần phải nộp bài tập. Bạn quyết định chia 2 tuần ấy thành 2 giai đoạn: nghiên cứu và chuẩn bị (12 ngày) và làm bài và chỉnh sửa (2 ngày). Tuy nhiên, bài tập mà bạn cần làm không cần quá nhiều thời gian cho việc nghiên cứu thêm. Vì vậy, việc chia thời gian 12 ngày chỉ cho việc nghiên cứu, trong khi đó, thời gian vừa làm bài vừa sửa bài chỉ có 2 ngày là không hợp lý. Ngoài ra, việc chia nhỏ deadline cũng chưa được rõ ràng. Trong 2 ngày của giai đoạn 2, không có deadline cụ thể hơn cho việc làm bài và sửa bài riêng.
Nếu như bạn đặt ra những deadline không thực tế và vượt quá khả năng của bản thân như trên, công việc sẽ có thể không được hoàn thành theo đúng những gì được đặt ra, vể cả mặt thời gian và chất lượng công việc.
Đặt ra những deadline không thật sự cần thiết
Deadline tuy rất hữu ích nhưng không phải lúc nào bạn cũng cần phải có deadline. Du học sinh thường tạo ra thêm những deadline vì muốn quản lý công việc tốt hơn, hoặc chỉ vì bắt chước người khác. Du học sinh có thể cân nhắc các yếu tố như tính chất công việc và độ quan trọng của công việc khi quyết định vấn đề này.
Ví dụ, bạn có một môn học yêu cầu một bài tập đơn giản mà bạn có thể dễ dàng hoàn thành trong 30 phút và bạn đã có deadine cụ thể. Bạn sẽ không cần phải đặt ra thêm những deadline dư thừa, không cần thiết khác. Hoặc ví dụ như bạn có một bài tập nhóm, các thành viên khác trong nhóm đều đặt ra những deadline giống nhau cho phần của họ. Tuy nhiên, nếu phần mà bạn phụ trách không yêu cầu bạn phải đặt ra những deadline như thế, bạn không cần phải tạo ra một deadline tương tự.
Tạo ra những deadline không cần thiết có thể dẫn đến việc có quá nhiều deadline. Điều này có thể tạo ra nhiều áp lực hơn và khiến cho công việc và cuộc sống hằng ngày của du học sinh hoạt động không hiệu quả.
Chồng chéo deadline
Chồng chéo deadline là tình trạng có nhiều deadline bị trùng lên nhau. Đây được xem là một trong những sai lầm phổ biến nhất đối với hầu hết sinh viên. Chồng chéo deadline khiến cho du học sinh gặp khó khăn khi không biết phải bắt đầu từ đâu, giải quyết công việc nào trước. Nhiều trường hợp, vì chồng chéo deadline mà du học sinh không thể hoàn thành bất kỳ công việc nào đúng thời hạn.
Đối với việc du học ở Úc, du học sinh thường phải học 4 môn trong cùng một kỳ học, mỗi môn lại được chia ra nhiều bài tập nhỏ khác. Chính vì vậy, việc chồng chéo deadline là một trong những việc không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, cũng có nhiều trường hợp là vì du học sinh không sắp xếp thời gian hợp lý để xử lý các công việc có thể hoàn thành sớm, dẫn đến việc chồng chéo deadline sau này.
Du học sinh vẫn có thể khắc phục tình trạng bằng cách ghi chú kỹ lưỡng thông tin cơ bản về thời gian và yêu cầu của mỗi bài tập, sau đó lập kế hoạch cho phù hợp. Phần sau của bài viết sẽ chỉ ra một vài tips có thể sẽ giúp ích cho các bạn du học sinh trong việc chạy deadline một cách hiệu quả và không bị trễ deadline.
3. Những tips chạy deadline hiệu quả
Lập kế hoạch kỹ lưỡng, chi tiết với deadline rõ ràng
Đây là tip đầu tiên và cũng là điều quan trọng nhất mà các du học sinh cần lưu ý. Khi lên kế hoạch, du học sinh cần ghi ra hết tất cả những công việc, bài tập cần phải làm với deadline cụ thể. Sau đó, các bạn cần sắp xếp các deadline trên dựa theo mức độ quan trọng của công việc, độ lớn của công việc và tính cấp thiết của của công việc.
Ví dụ, bạn có 3 bài tập: bài tập A không quan trọng lắm nhưng cần nộp gấp, bài tập B rất quan trọng và cần nộp gấp và bài tập C cũng rất quan trọng nhưng lại không cần nộp gấp. Một lựa chọn sắp xếp khả quan đó là bài tập B, rồi đến bài tập A, và cuối cùng và bài tập C.
Việc lập kế hoạch rõ ràng giúp các bạn kiểm soát thời gian tốt hơn, nắm rõ được các deadline cần phải hoàn thiện để tránh bị bỏ sót công việc. Ngoài ra, điều này còn giúp khiến cho quá trình làm việc diễn ra một cách trơn tru và dễ dàng hơn.
Phân bố thời gian phù hợp với khả năng của bản thân
Quản lý thời gian là một trong những tips hữu ích nhất đối với du học sinh trong những kỳ chạy deadline. Việc tính toán và phân bố thời gian hợp lý sẽ giúp du học sinh có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn và giúp các bạn tránh khỏi những tình huống bị chán nản và áp lực khi chìm ngập trong một khối lượng công việc khổng lồ chỉ với một khoảng thời gian ít ỏi.
Ví dụ, bạn có một bài tập cần phải nộp trong 7 ngày. Nếu bạn tự tin với khả năng của mình rằng có thể dễ dàng hoàn thành công việc trong ít ngày hơn, bạn hoàn toàn có thể lên kế hoạch làm việc trong khoảng từ 4 đến 5 ngày. Tuy nhiên, hoàn thành công việc chỉ trong 1 – 2 ngày là không bao giờ đủ để bạn có thể hoàn thành tốt deadline của mình, hoặc tệ hơn là dẫn đến trễ deadline.
Tuân theo kế hoạch với sự quyết tâm và nỗ lực
Lập kế hoạch là điểm khởi đầu rất tốt để giúp bạn chạy deadline hiệu quả. Tuy nhiên, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu bạn không làm theo những deadline đã đặt ra. Để tránh khỏi việc bị trễ deadline, chạy deadline không hiệu quả, mỗi người cần phải quyết tâm và nỗ lực hết mình để tuân theo kế hoạch. Dù biết rằng trong quá trình chạy deadline, sẽ có rất nhiều lúc bản thân du học sinh sẽ cảm thấy chán nản và trì hoãn công việc của mình, việc tuân theo và kiểm tra tiến độ kế hoạch thường xuyên có thể sẽ có thể giúp ích cho bạn phần nào.
Điều này giúp các bạn học sinh có thể thấy được những kết quả của mình, từ đó có thêm những động lực để tiếp tục với công việc của mình. Ngoài ra, việc tuân theo kế hoạch giúp bạn cũng sẽ giúp bạn tránh khỏi những rủi ro bất ngờ khác, vì chỉ cần một việc không được hoàn thành đúng lúc, nó sẽ kéo theo hàng loạt các việc theo sau bị trễ lịch và rối rắm.
Tìm đến sự trợ giúp khi cần
Như đã đề cập ở trên, sẽ có nhiều lúc trong lúc chạy deadline, các du học sinh sẽ gặp phải những vấn đề như bị chùng tâm lý hay công việc vượt quá khả năng của mình. Khi xảy ra những tình huống mà bạn không thể kiểm soát được như thế, điều bạn cần là tìm đến sự trợ giúp ngay lập tức.
Sự trợ giúp ở đây có thể là sự trợ giúp về mặt công việc từ giáo viên, giảng viên, đồng nghiệp, bạn cùng nhóm, và cũng có thể là sự trợ giúp về mặt tinh thần từ gia đình và bạn bè. Đặc biệt đối với du học sinh, việc học tập và làm việc ở nước ngoài có rất nhiều khó khăn mà chỉ với sức lực của một người rất khó có thể vượt qua. Vì vậy, đừng ngại hỏi xin sự giúp đỡ khi bạn cần trong lúc khó khăn.
Nếu bạn có mong muốn tìm hiểu thêm về những câu chuyện du học, hãy xem thêm các bài viết bên dưới nhé:
5 TIPS HỌC TẬP HIỆU QUẢ DU HỌC SINH MỚI SANG CẦN BIẾT
ĐẰNG SAU NHỮNG ĐỒNG TIỀN LƯƠNG TỪ VIỆC LÀM THÊM CỦA DU HỌC SINH
