Mỗi người đều chỉ có 24 tiếng mỗi ngày như nhau, nhưng luôn có những người sử dụng thời gian như thể họ có 48 giờ mỗi ngày. Vậy thì bí quyết quản lý thời gian hiệu quả của họ là gì? Bạn có cần một đội ngũ trợ lý để làm việc hiệu quả như họ hay không? Hãy cùng Wiki Abroad tìm hiểu nhé!
Quản lý thời gian là gì?
Mỗi người đều chỉ có 24 giờ mỗi ngày, bạn thường dành 6-8 tiếng để ngủ, 1 tiếng để ăn, vậy trung bình bạn có 15 tiếng để sinh hoạt mỗi ngày.
Người quản lý thời gian tốt là người có khả năng tận dụng tối đa 15 tiếng đó với rất ít sự trì hoãn phí phạm, đó là điều khiến bạn cảm thấy họ có khả năng xoay xở khối lượng công việc khổng lồ hằng ngày.
Vậy quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là bản kế hoạch cho thời gian và hoạt động của bạn trong phạm vi ngày hoặc tuần hoặc lâu nhất là tháng để tối ưu hoá khối lượng công việc có thể xoay xở trong cùng phạm vi thời gian.
Tại sao lâu nhất là tháng mà không phải là quý hoặc năm? Vì không ai có thể dự đoán trước được mọi điều có thể xảy ra trong tương lai, và bản kế hoạch có biên độ là tháng hoặc năm thì sẽ có tên gọi khác và chức năng khác chứ không còn là bản kế hoạch quản lý thời gian nữa.
Tại sao bạn nên đọc bài viết này giữa hàng trăm cách quản lý thời gian khác?
Với tư cách là:
- Một du học sinh
- Làm 4 công việc cùng một lúc
- Học cao đẳng với kết quả học tập tốt
- Có một mối quan hệ 7000 km lệch 3 múi giờ
- Đọc hơn 30 quyển sách một năm
Với tất cả những điều trên, sau quãng thời gian học tập và cày cuốc tại Úc, mình đã tìm hiểu, xem video, học hỏi và hơn hết là áp dụng tất tần tật mọi lời khuyên và “tips” của mọi thứ bạn có thể tìm thấy trên thanh tìm kiếm Google.
Và cũng như BẠN, mình chỉ có 24 giờ mỗi ngày, nhưng mình đã luyện tập và học được cách xoay xở cuộc sống một cách suôn sẻ nhờ đó đạt được những mục tiêu mình từng đặt ra cho bản thân.
Vì 7 là con số kì diệu, sau đây mình xin phép chia sẻ 7 điều, BẠN, CẦN PHẢI BIẾT, nếu muốn tối ưu hoá khả năng quản lý thời gian của mình.
1. Thói quen
Thói quen là gì?
Về cơ bản, người lớn và trẻ em không khác nhau là mấy. Bởi hầu hết những hành động hằng ngày của chúng ta đều là sản phẩm của thói quen vô thức. Thế nhưng không phải cá nhân nào cũng có được thành công.
Đó là vì mỗi người có một thói quen riêng. Chìa khoá quan trọng nhất để mở cánh cửa thành công chính là sự nhuần nhuyễn những thói quen tốt.
Muốn thay đổi thói quen, bạn phải phá vỡ những việc làm tuỳ hứng hằng ngày và làm sao để phá vỡ được sự tuỳ hứng này bạn phải hiểu được cấu trúc của một thói quen.
Một thói quen được hình thành qua 3 giai đoạn lặp đi lặp lại:
- Gợi ý: gợi ý như một nút bấm sẽ đưa não bộ vào trạng thái tự động và lựa chọn thói quen để sử dụng.
- Hành động: một hoạt động có thể thuộc về thể chất, tinh thần hay cảm xúc diễn ra ngay sau khi gợi ý được gợi ra trong não.
- Phần thưởng: nhiệm vụ của phần thưởng là giúp não bộ xác định vòng lặp đó có cần ghi nhớ để sử dụng sau này không.
Qua thời gian, vòng lặp gợi ý – hành động – phần thưởng – gợi ý – hành động – phần thưởng trở nên tự động hoá.
Gợi ý và phần thưởng gắn kết với nhau cho đến khi hình thành một nhận thức mạnh mẽ về sự đề phòng và lòng tham muốn.
Vì sao thói quen lại là điều cần phải biết để quản lý thời gian?
Thói quen không phải là vận mệnh. Thói quen có thể bị lãng quên, thay đổi hay thay thế nhưng một khi thói quen được hình thành, não bộ ngừng tham gia hoàn toàn vào việc ra quyết định ví dụ như đèn đỏ dừng xe đèn xanh thì chạy.
Các hành động như ngủ dậy lập tức cầm điện thoại lướt mạng xã hội để cập nhật tin tức mới và sau đó bị cuốn hút vào tận 15 thậm chí là 30 phút mỗi sáng.
Khi vào nhà vệ sinh, bạn cảm thấy bất an khi không có điện thoại cùng với mình.
Buổi tối trước khi đi ngủ, bạn cảm thấy khó khăn và thiếu thốn khi không có điện thoại kế bên mình.
Tất cả những việc đó đều là thói quen - những thói quen xấu cần được thay thế.
Thói quen không tự sinh ra hay mất đi, mà nó chuyển từ thói quen này sang thói quen khác.
Cảm giác thoả mãn sự bất an trong lòng khi cuối cùng cũng kiểm tra được hết các dòng thông báo trên màn hình điện thoại chính là “phần thưởng” như đã nói ở trên. Và để thay đổi được thói quen bạn phải kiếm một hoạt động khác thay thế vào phần “hành động” ngoài cầm điện thoại nhưng vẫn duy trì được “phần thưởng” là sự an tâm cho não.
Ví dụ:
Mình có một bảng to-do-list trong điện thoại với những ô vuông để mình đánh dấu vào khi hoàn thành từng task.
Thay vì cố gắng kiểm tra từng thông báo mạng xã hội liên tục hiện lên điện thoại, mình tạo một bảng to-do-list thật chi tiết như 15 phút uống nước một lần và đặt thông báo cho từng mục một.
Khi mình hoàn thành được nhiệm vụ đề ra trong to-do-list, mình đã có một phần thưởng nhỏ cho não của mình, khi mình gạch bỏ được một mục trong to-do-list, mình lại được một phần thưởng nhỏ khác.
Qua thời gian, thói quen này của mình sẽ làm mình cảm thấy thoả mãn hơn việc tốn hàng giờ đồng hồ trên mạng xã hội.
Luyện tập thói quen này, mình đã có thể giảm thời gian “on-screen” từ 8 tiếng mỗi ngày xuống còn 3 tiếng mỗi ngày. Từ đó mình đã tiết kiệm được cho bản thân 5 tiếng mỗi ngày để làm được nhiều việc hiệu quả hơn như là đọc sách.
Để hiểu rõ hơn về cách thói quen hoạt động, cuốn sách Sức mạnh của thói quen của Charles Duhigg sẽ là một trong những cuốn sách đổi đời của bạn.
2. Mục tiêu
Sau khi đã hiểu được yếu tố cốt lõi của việc thực hành quản lý thời gian hiệu quả cũng như tối ưu khả năng tiết kiệm thời gian là thói quen. Bạn cần phải đặt ra mục tiêu cho mình!
- Lý do bạn muốn quản lý thời gian của mình chặt chẽ hơn là gì?
- Nếu bạn quản lý thời gian của mình một cách tối ưu nhất, thì bạn sẽ đạt được gì?
Đặt mục tiêu cho bản thân phải dựa trên logic, bạn đang ở đâu ở thời điểm hiện tại, bạn muốn đạt được những thành tựu gì trong 3 tháng tới, trong nửa năm tới, hay tới mồng Một Tết năm sau.
Đừng đặt những mục tiêu xa vời, không thực tế hay thậm chí có tính bỡn cợt như tôi muốn làm người giàu có, tôi muốn không làm gì nhưng vẫn có tiền, tôi muốn vừa giàu vừa có vợ đẹp bằng việc ngồi lướt điện thoại mỗi ngày 5 tiếng,…
Những mục tiêu lý tưởng cho việc quản lý thời gian như:
- Hiện tại tôi đang có mức lương $200 một tuần, nhưng trong vòng 6 tháng tới tôi sẽ kiếm được một công việc mới tốt hơn và nâng mức lương của mình lên $300-400 một tuần.
- Để kiếm được một công việc lý tưởng hơn trong 6 tháng tới, tôi phải dành thời gian để học cách xây dựng một chiếc CV đẹp.
- Tiếng Anh đang là điểm yếu của tôi, tôi sẽ dành ra 3 giờ mỗi tối để nghe Podcast và Youtube để nâng cao vốn từ vựng.
- Để có dư ra 3 giờ mỗi tối tôi phải dành ít thời gian chơi game lại nhưng điều đó không có nghĩa là tôi phải dứt hẳn.
- Ngoài ra, tôi sẽ cố gắng dậy sớm để tập thể dục buổi sáng thay vì buổi tối vì đó sẽ là lúc tôi cần học tiếng Anh.
Với mức lương $400 một tuần, tôi có thể làm được gì với số tiền gấp đôi đó?
- Nghĩ tới những phần thưởng cho bản thân. Vì trí não con người là một bộ phận lười nhác, nó sẽ không làm gì và tấn công bạn với những lý do để khiến bạn chùn bước nếu nó không thấy được phần thưởng hấp dẫn. Và rồi không làm gì.
Hãy đặt mục tiêu đúng, đừng tiêu cực hoá tương lai.
Trong quá trình đặt mục tiêu, bạn luôn phải nghĩ đến những thành quả bạn sẽ đạt được, những phần thưởng mà mình sẽ được nhận nếu mình thành công chứ đừng chỉ nghĩ đến những sự đánh đổi như
“Giảm thời gian chơi game ư? KHÔNG”
“Đọc sách buồn ngủ lắm, xem phim thì thích hơn nhiều”
“Không lướt mạng xã hội nhiều như này thì thành người tối cổ mất?”
Thay vào đó bạn có thể nghĩ tích cực hơn như:
“Dư tận $200 một tuần mà vẫn phải làm cùng khối lượng công việc, nghĩa là cứ 2 tháng thì dư tiền mua được một chiếc Macbook Pro á? Cày thôi”
“Dọn lên căn hộ gần trung tâm thành phố hơn với mức lương này, cứ tối đến là ngắm thành phố qua cửa sổ thay vì ngắm ruồi bay ngoài vườn như bây giờ”
“Tiếng Anh xịn xò hơn thì sang chỗ làm mới nhiều khi có cơ hội thoát cảnh ế, xịn hơn nữa có khi đạt được học bổng 20% thì đỡ biết bao nhiêu là tiền”
Quản lý thời gian hiệu quả bạn sẽ đạt được những mục tiêu này trước khi bản thân kịp nhận ra.
3. Biết lắng nghe lí trí
Đã bắt đầu từ LÝ DO rồi thì phải biết được CÁCH LÀM
Khi đã biết LÝ DO và CÁCH LÀM rồi thì phải biết CẦN GÌ để hiện thực hoá?
Mình luôn có một câu “quote” trên điện thoại và bàn học là “Muốn tìm cách, không muốn tìm lý do”
Bạn đã bao giờ nằm trên giường dành cả giờ đồng hồ bất động chỉ để lướt feed Facebook đến nỗi không còn tin nào mới và bạn phải liên tục “re-load” để trông chờ tin mới xuất hiện không?
Có bao giờ trong những lúc đó thâm tâm bạn biết rằng mình đang lãng phí rất nhiều thời gian cho việc này nhưng không dứt được mắt ra không?
Và có bao giờ khi cuối cùng bạn cũng có can đảm nhấn nút khoá màn hình bạn cảm thấy một thoáng nhẹ nhõm khi cuối cùng cũng thoát ra được không?
Đó chính là dấu hiệu của thói quen, hay còn được gọi với một tên khác quen thuộc hơn đó là thói nghiện. Và thói nghiện chính là yếu tố tiên quyết giết chết khả năng quản lý thời gian của bạn.
Bạn đã từng nghe những lời này phát lên trong đầu mình?
Nếu bạn đã từng lắng nghe lí trí của mình, ắt hẳn nhiều lần bạn nghe thấy những tiếng nói trong đầu như “tắt màn hình điii”, “mình sẽ phải hối hận vì mua cái này cho xem”, “mình đang trong một mối quan hệ không tốt nhưng mình đã đi quá xa rồi”
Đó là những tiếng nói lí trí mà bạn hiểu chính bạn tận sâu thâm tâm, nhưng điều làm cho một người thành công hơn người khác là người có can đảm dám nghe tiếng lí trí và buông bỏ sự cám dỗ của những thói quen xấu.
Lắng nghe lí trí của mình đã khó, phân biệt được nó có phải là tiếng nói của lí trí không hay là sự nguỵ biện đầy cám dỗ của thói quen càng khó hơn.
“Nếu mình chi thêm $80/tuần để dọn qua căn hộ đẹp hơn mình sẽ có nhiều cảm hứng học tập hơn” nhưng vấn đề cho việc không học tập hiệu quả của mình lại nằm ở việc mình không thích môn học này là một ví dụ.
Việc lắng nghe lý trí, giữ vững lí trí khỏi cám dỗ chưa bao giờ là dễ dàng, vì nếu dễ dàng như thế thì thế giới chẳng còn kẻ nghiện, Facebook và các mạng xã hội khác đã phá sản hoặc chẳng lớn mạnh chiếm thế độc quyền như bây giờ.
Mình tin rằng, tận sâu thâm tâm mỗi người đều sẽ biết đâu là tiếng nói lí trí đúng đắn mà mình nên nghe theo. Và khi bạn nghe thấy nó, hãy can đảm thực hiện hành động cần, phần thưởng xứng đáng sẽ tự động theo sau.
4. Đặt khung giờ cho từng hoạt động và có thời gian biểu
Ngay sau tiêu đề hẳn sẽ có nhiều bạn nghĩ ngay, thời gian biểu của mình rất biến động chẳng thế nào mà lên được một thời gian biểu cụ thể hết! Lướt qua phần này thôi!
KHOAN ĐÃ,
Tuy rằng thời gian biểu của bạn không cố định và lặp đi lặp lại hằng tuần hay hằng tháng, nhưng chắc chắn bạn sẽ luôn phải dành thời gian cho những việc dựa theo danh mục như ăn, ngủ, tắm, tập thể dục, học ở trường, học ở nhà, đi làm, giải trí,…
Thời gian bạn dành ra cho từng danh mục sẽ tuỳ vào ưu tiên cá nhân của bạn, nếu bạn là vận động viên thể hình thì chắc hẳn bạn phải dành thời gian cho ăn, ngủ, tập nhiều hơn hẳn việc đọc sách.
Vậy ý ông là như nào?
Ổn định chính là yếu tố quan trọng để bạn duy trì và phát triển khả năng quản lý thời gian của mình. Ví dụ:
- Mình luôn ngủ 6.5 tiếng mỗi tối và 15 phút mỗi trưa
- Nếu mình ngủ lúc 1h sáng mình sẽ dậy vào 7h30, nếu mình ngủ vào 10h tối, mình sẽ dậy vào lúc 4h30.
- Vào buổi trưa, mình sẽ luôn cố gắng hạn chế dùng điện thoại hay đọc sách để có được 15 phút nghỉ mắt dù là nằm dài người ra trên bàn hay ghép ghế lại để ngả lưng.
- Mình ăn 4 bữa một ngày và mình luôn để điện thoại trong túi khi ăn để chỉ mất 15 phút cho một bữa ăn thay vì nửa giờ đồng hồ mà lại còn hại bao tử. Vậy là tiết kiệm được thêm 1 tiếng mỗi ngày.
- Mình làm việc 12 giờ mỗi ngày dù là làm việc tại nhà hay làm ở công ty. Và mình sẽ tập trung làm việc để hoàn thành hết mọi thứ trong khung giờ quy định để không phải câu giờ ra thêm vài tiếng.
- Vì yêu xa nên mình luôn dành ra ít nhất 3 tiếng mỗi ngày cho người yêu để xem phim hoặc tâm sự cùng nhau, nên sau 12 giờ làm việc đó, mình sẽ dành toàn bộ thời gian còn lại cho mối quan hệ của bọn mình chứ không để việc lấn vào khung giờ này.
Nếu thời gian biểu của mọi hoạt động như đi học đi làm và sinh hoạt cá nhân của bạn là mớ hỗn độn như mình, hãy thử chia chúng theo danh mục thay vì tạo một ô thời gian như thời gian biểu truyền thống nhé.
5. Ngủ đầy đủ và đừng bỏ bữa ăn
Như đã nói ở trên, thời gian ngủ của mình mỗi ngày luôn đều đặn gần 7 tiếng mặc dù khối lượng công việc dày đặc trong khi mình thấy nhiều bạn bè cùng lứa thường xuyên phải thức đêm để chạy deadline.
Mình cũng từng là con người đó, nhưng rồi sẽ đến một giai đoạn bạn bị cạn kiệt sức khoẻ lẫn tinh thần, nếu bạn là người làm trong ngành sáng tạo thì còn tệ hơn nữa khi bạn đã cạn sức sáng tạo.
Để duy trì khả năng quản lý thời gian, bạn cần sở hữu một lí trí mạnh mẽ để vượt qua những cám dỗ, vì làm việc thì luôn cần nhiều động lực cũng như sức lực hơn là nằm lướt Instagram.
Một khi bạn đã thích nghi được với thời gian biểu mới với nhiều thời gian nghỉ ngơi ăn uống hơn, bạn sẽ thấy cơ thể luôn tràn đầy năng lượng để làm việc hiệu quả hơn, đầu óc luôn tỉnh táo để làm việc thông minh hơn thay vì vất vả hơn.
Vì nếu bạn có một thời gian biểu hoàn hảo, một lí trí sắt thép, một mục tiêu chi tiết và lý tưởng, nhưng sau 3 tháng bạn cạn kiệt năng lượng vì phải luôn chạy theo cuộc sống mới này, trước khi bạn kịp nhận ra, những thói quen cũ sẽ lập tức dồn dập tới và bạn không sẽ còn muốn kháng cự.
6. Hãy cố gắng tập thể dục mỗi tuần
Không cần phải tập luyện để có vòng eo săn chắc, bờ mông công và ngực căng tròn, cũng không cần phải chạy 10 km trong vòng 1 tiếng mỗi ngày, mà bạn chỉ cần tăng cường độ hoạt động của cơ thể lên hơn mức bình thường mà thôi.
20 phút đi bộ nhanh ngoài công viên gần nhà mỗi ngày nghỉ, hoặc 45 phút trong phòng Gym 2 lần một tuần, hoặc 1 tiếng chạy bộ quanh phường 1 tuần 1 lần là những hoạt động mình hay làm.
Cơ thể bạn cần phải bắt kịp với trí óc của bạn, khi bạn làm việc cao độ với một chế độ nghiêm ngặt, cơ thể bạn sẽ chóng kiệt sức cho dù bạn nuôi dưỡng nó tốt đến mấy.
Hơn nữa, cơ thể bạn sẽ phát chán nếu bạn chỉ lặp đi lặp lại những công việc thường ngày, khi đấy, phần não-thích-buông-bỏ của bạn sẽ có thêm một lý do lớn để thuyết phục bạn từ bỏ.
Cũng như ăn và ngủ, để có thể duy trì khả năng quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần phải có những hoạt động thể chất bổ sung.
7. Phải luôn có những buổi vui chơi với bạn bè
Cơ thể bạn biết phát chán thì trí não của bạn cũng thế, thậm chí nó còn phát chán nhanh hơn nhiều vì nó phải hoạt động liên tục để kháng cự lại những gợi ý của thói quen cũ.
Những buổi vui chơi với bạn bè cập nhật tình hình xung quanh, có những cuộc trò chuyện vui vẻ giải trí ngoài định lý triết học khô khan hay những phương trình bậc vô cực trừu tượng trong phòng học là điều rất cần thiết.
Bạn có thể giải trí với bạn bè, gia đình, người yêu hoặc dùng mạng xã hội để kiếm những người bạn mới mở rộng vòng tròn quan hệ của mình.
Chọn ai là người giải cứu mình ra khỏi sự chán chường của chế độ quản lý thời gian nghiêm ngặt không quan trọng, quan trọng là bạn cảm thấy được vui vẻ và giải trí để khởi động lại não bộ cũng như cho não biết rằng phần thưởng chế độ mới này tốt hơn việc ở nhà một mình với điện thoại nhiều.
Lời kết
Quản lý thời gian hiệu quả là một quá trình dài hạn, cuộc đời mỗi con người là một cuộc chạy đua với chiếc đồng hồ đếm ngược. Người thì 80 năm, người chỉ có 60 năm, có người chẳng có quá 30 năm.
Thế nhưng lại có những người đạt được nhiều thành tựu trong 25 năm đầu đời hơn hàng tỷ người khác lúc qua đời ở tuổi 90. Quản lý thời gian hiệu quả và logic chính là chìa khoá.
Một khi đã thay thế được những thói quen xấu bằng những thói quen tốt, bạn sẽ thay đổi được tương lai bình thường thành một tương lai tươi sáng hơn mặt trời. Đó là lời hứa!
Nếu bạn thích bài viết dài tận 3000 từ này, có thể bạn sẽ thích những bài viết tương tự dưới đây:
Du học tự túc là gì? Chia sẻ trải nghiệm về du học tự túc ở Úc
Kinh nghiệm thực tập ở Úc - 7 điều cần biết để xin thực tập khi du học Úc
Superannuation là gì? Những điều cần biết về quỹ trợ cấp hưu bổng ở Úc
